ÁREA
FINANCIERA
Se trata de un departamento
autónomo vinculado directamente al presidente de la compañía, a través de un
administrador financiero. En las empresas pequeñas suele estar integrado en el
departamento de contabilidad. La actividad de este departamento es crucial
en el funcionamiento de la empresa, puesto que en él se toman decisiones de
gran calado, en función de los análisis de datos complejos y diversos:
situación macroeconómica, evolución de los mercados, apuntes contables,
etc. La necesidad de acertar. El nivel de acierto en este tipo de
decisiones acabará determinando el rumbo que tomará la empresa a nivel de
eficacia y eficiencia.
FUNCIONES
GENERALES
Las
funciones más importantes del departamento financiero pueden dividirse en tres
grandes grupos: 1 Análisis de datos financieros. El objetivo de esta
función es transformar los datos financieros, de manera que puedan utilizarse
en el posicionamiento óptimo de la empresa. Funciones basadas en el
análisis de datos financieros.
Basándose
en el estudio de estos datos se debe, entre otras cuestiones:
- Efectuar
futuros planes de financiamiento.
- Determinar la capacidad productiva idónea de la empresa.
- Elegir los mejores planes de financiamiento adicional.
Determinación
de la estructura de activos de la empresa. Fijación del valor de los
activos. Desde el departamento financiero se determina la composición, es
decir, el valor de los activos (circundantes y fijos) de la
empresa. Planificación. Una vez fijado el valor, hay que planificar
una política idónea de adquisición, mantenimiento o venta, por estar obsoletos
o ser poco productivos, de dichos valores. 3 Determinación del
pasivo. Esta función se ocupa del pasivo de la empresa. Se deben tomar las
decisiones más adecuadas en cuanto a financiación a corto y largo plazo de la
empresa. Es un área muy importante, puesto que afecta a la rentabilidad y
liquidez general de la compañía.
FUNCIONES
ESPECÍFICAS
Además
de las funciones generales, o básicas, desde el departamento financiero también
se realizan actividades de carácter más específico o puntual, como por ejemplo:
evaluación, selección y búsqueda de nuevos clientes, redacción adecuada de los
impresos de hacienda, ampliación de líneas de negocio o distribución de
utilidades. Objetivos básicos. Todas estas funciones y tareas de los
responsables y empleados del departamento financiero deben ir encaminadas a un
objetivo básico: alcanzar los objetivos fijados por los directivos. Mejora
de los objetivos. Dichos objetivos pueden incluso ser mejorados, pero
siempre mediante una línea estratégica realista, tratando de minimizar riesgos
y maximizando los recursos de la empresa.
LA
FUNCIÓN FINANCIERA TIENE COMO FIN ÚLTIMO INCREMENTAR EL VALOR DEL NEGOCIO Y
ALREDEDOR DE ÉSTE, SE DEBEN DEFINIR SUS ESTRATEGIAS. CONSEGUIR EL FIN DE LA
FUNCIÓN FINANCIERA, NO ES UN TRABAJO AISLADO DEL GERENTE DE FINANZAS, LOGRARLO
ES UN HITO RESPONSABILIDAD DE TODOS EN LA ORGANIZACIÓN MEDIANTE EL CUMPLIMIENTO
DE LAS METAS QUE CADA UNO TENGA DEFINIDAS.
Tiene como responsabilidades
HACER
MEDIBLE LA ESTRATEGIA.
La alta dirección establece lo que debe lograr la empresa a un determinado
periodo de tiempo. Para dichas consideraciones, los directores pueden apoyarse
en estudios de mercado, la información histórica de la que disponga la empresa
y sobre todo de su visión de futuro. Una vez definido a donde se quiere llegar
y con cuales recursos lograrlos, es responsabilidad del área de Finanzas,
enfocar las definiciones del negocio hacia su cumplimiento, ¿Cómo se alcanza eso?
Midiéndolo. Es decir, poniéndole pesos y centavos a los recursos necesarios
para llegar al cumplimiento de las metas de la alta dirección. Sobre esa base
objetiva, la empresa deberá caminar alineada para lograr lo propuesto.
CONTROLAR
LOS RESULTADOS. Conociendo
a dónde queremos llegar, Finanzas, deberá vigilar y controlar los recursos,
levantar la voz cuando las predicciones de venta se encuentran por debajo de lo
proyectado, por tanto se deberán hacer recortes a lo planeado, o por el
contrario, indicar cuando las cosas se encuentran por encima de lo definido, en
cuyo caso, deberá tomar medidas para el incremento de la inversión para que
sustente lo no previsto.
DOTAR
DE LOS RECURSOS CON OPORTUNIDAD.
El área de Finanzas debe procurar que nunca se carezca de algo esencial para el
desarrollo de las tareas prioritarias para el negocio. Para lo anterior, debe
estar muy al pendiente de la facturación y su consiguiente cobranza. Obtener
créditos o inversionistas para la ampliación de la planta productiva, vigilar
que los recursos en caja estén generando rendimientos. Canalizar recursos a
todos los participantes del negocio en los plazos y medios acordados.
GENERAR LA
INFORMACIÓN FINANCIERA Y ANALIZARLA.
Con base en los resultados obtenidos en un cierto periodo de tiempo, usualmente
un mes, elaborar los estados financieros de la empresa, y con base en ellos,
levantar banderas ante metas incumplidas y reenfocar a las mismas. Sobre esto
cabe acotar que los financieros rara vez felicitamos cuando las cosas se dan bien,
por tanto, dicen que solamente aparecemos cuando algo está mal… pero es bueno
que alguien se de cuenta de lo malo, ¿no?
Todas
las funciones de las finanzas (o del encargado o del área o departamento de las
finanzas) en una empresa, se basan en dos funciones principales: la función de
inversión y la función de financiamiento.
Estas
funciones son opuestas, pero, a la vez, complementarias, por ejemplo, si
depositamos dinero en una cuenta bancaria, estaremos invirtiendo dinero
(inversión) y, a la vez, el banco estaría financiándose (financiamiento). Y,
por otro lado, si obtenemos un crédito del banco (financiamiento), el banco
estaría invirtiendo (inversión).
INVERSIONES
La
función de inversiones por parte de finanzas consiste en:
Buscar opciones de inversión con
las que pueda contar la empresa, opciones tales como la creación de nuevos
productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de títulos o
acciones, etc.
Evaluar
dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor
rentabilidad, cuál nos permite recuperar nuestro dinero en el menor tiempo
posible. Y, a la vez, evaluar si contamos con la capacidad financiera
suficiente para adquirir la inversión, ya sea usando capital propio, o si
contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna fuente externa de
financiamiento. Seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.
ACTIVIDAD EN CLASE
8A (AGOSTO 4) 8B(AGOSTO 6)
8C(JULIO 31)
Teniendo en cuenta la anterior información y los videos vistos en clase, realiza una historieta sobre las funciones y la importancia del área financiera de una empresa.
¿QUIÉNES LA CONFORMAN?
Dentro
de las funciones básicas del Director Financiero están:
Gestionar la liquidez de las
empresas, no sólo por la vía bancaria, sino también; evaluando bien a los
clientes a quien la empresa vende a crédito, logrando cobrar en plazo y
haciendo buenas previsiones de tesorería que eviten caer en situaciones de
falta de liquidez y en general cuidando que siempre exista liquidez suficiente para
que la empresa atienda a sus compromisos monetarios.
Lograr
financiación bancaria, en los mejores términos y que cubran las necesidades de
la empresa, tanto a corto como a medio y largo plazo. Todos sabemos que, en
estos momentos, lograr financiación no es tarea sencilla.
Analizando
con criterio la política de inversiones; su necesidad, rentabilidad y forma de
financiación .
Poniendo
en marcha un sistema adecuado de control de costes, aplicando criterios de
eficacia y eficiencia. La cuestión no es no gastar, sino gastar lo justo que
genere valor para la compañía.
Incluso
tener conocimiento de los mercados alternativos de financiación, que permitan
asegurar la liquidez de la empresa, pero sin asumir riesgos innecesarios.
La
toma de decisiones en las empresas debe de estar basada en un muy buena
información que permita una correcta gestión, y la responsabilidad de que se
disponga de esta buena información, muchas veces, recae en la figura del
Director Financiero. El Director Financiero no se limita a generar esta
información, sino que además debe de ser capaz
de hacer un análisis riguroso de la misma, facilitando la labor de toma
de decisiones del resto de los departamentos y en general de toda la compañía.
Como veis ha pasado a ser una figura clave, cada vez más respetada y querida, ya que por muchas razones la buena marcha de la compañía depende de que sepa hacer muy bien su trabajo, con sensatez y profesionalidad.
INVESTIGA
¿Quiénes conforman el área financiera de la empresa, quiénes apoyan la labor de el director financiero? Elabora un organigrama.
PAUTAS
PARA UTILIZAR LAS FINANZAS COMO HERRAMIENTA DENTRO DE LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL
Pauta No.1: Actualización de la información
La
primera pauta a seguir para que las finanzas en la empresa sean una herramienta
es que la información esté actualizada.
Existe
una premisa en la gestión de calidad que plantea que todo lo que se registra se
controla y todo lo que se controla se mejora. Por ende, en la medida en que
existan informaciones certeras y actualizadas, se podrán elaborar informes que
resuman dicha información y sirvan como punto de anclaje para la toma de
decisiones.
Pauta No. 2: Creación de escenarios
La
segunda pauta tiene que ver con uno de los aspectos más interesantes dentro del
esquema financiero de una empresa; la creación de escenarios. Factibilidad
financiera Estos son representaciones que permiten visualizar qué pudiera
pasar, en un futuro próximo o lejano, y cómo abordar dicha realidad con
estrategias ajustadas para su optimización. Es decir, a través de las finanzas
la empresa se puede transportar y ver el comportamiento financiero de una
acción determinada y su impacto dentro de la gestión empresarial y más
específicamente, en la estructura financiera del negocio. De manera que se
puedan ver cuáles medidas implementar para optimizar los recursos disponibles.
Pauta No.3: Factor de medición
Por
último, las finanzas en la empresa se tornan en un herramienta en función de
cómo se puedan utilizar como un elemento de comparación respecto de lo que se
ha planificado. En otras palabras, sirven como parámetro para identificar si
las acciones o decisiones tomadas estuvieron conforme a lo planeado. Y en caso
de no haber cumplido, entonces tomar acciones correctivas que permitan
establecer mejoras en la gestión.
CLASES DE RECURSOS FINANCIEROS
|
SEGÚN SU TITULARIDAD Fuentes
de financiación propias: Son las que proceden de la actividad
de la empresa y de aquellos otros recursos que son aportados por los propietarios.
Constituyen el pasivo no exigible. Fuentes
de financiación ajenas: Son las que la empresa capta de
inversores o intermediarios financieros y cuya titularidad no corresponde a
la empresa. Provienen de las distintas formas de endeudamiento. Son recursos
que en algún momento se deberán devolver. Constituyen el pasivo exigible. |
SEGÚN
SU PROCEDENCIA Fuentes de financiación externas: Son
fondos captados fuera de la empresa. Incluye las aportaciones de los
propietarios, y la financiación ajena otorgada por terceros en sus distintas
variedades. Fuentes de financiación internas o
autofinanciación: Son fondos generados por la propia empresa en el
ejercicio de su actividad y comprende los fondos de amortización y la
retención de beneficios |
La
información pretende retratar la
realidad, si es parcial, distorsionada,
incompleta, subjetiva, nuestra
percepción de esa realidad será limitada y errónea. En el área
financiera la información adquiere particular importancia ya que con base en ella, se tomaran
informaciones sobre inversión o
desinversion, sobre rentar o comprar
equipos de maquinarias, o sobre donde conviene obtener recursos para la empresa. Además la información financiera proporciona un diagnostico sobre la salud económica de la empresa.
La
información es la base para la toma de decisiones en el
mundo de los negocios. Debe ser completa, adecuada, oportuna y
suficiente. Las decisiones que se toman
en un negocio se pueden clasificar en :
Decisiones
de inversión
Decisiones
de financiamiento
Decisiones
de Operación
Para
que sea útil y cumpla con su finalidad,
la información financiera debe reunir
algunos requisitos. Su propósito es medir, registrar y clasificar las transacciones de carácter financiero.
¿QUÉ REQUISITOS DEBE REUNIR LA INFORMACIÓN
FINANCIERA PARA SATISFACER LAS NECESIDADES?
Debe
ser Útil. Servir de base para que los
usuarios tomen desiciones. La utilidad
de la información depende de dos condiciones.
a- De lo que se diga (contenido informativo)
b- El momento en que se diga (oportunidad)
ü Debe ser confiable: El usuario debe aceptarla sin recelo como base para
tomar desiciones. La confianza, que es una actitud del usuario depende:
De la estabilidad operativa del sistema contable
De la objetividad del proceso de cuantificación contable
ü Debe ser realista: La información
debe basarse en criterios racionales.
Este concepto implica que debe evitarse
dar la impresión de que las
cifras son exactas. Por que de hecho no existe tal precisión, ya que la
información contable no presenta hechos
totalmente acabados ni
terminados, sino provisionales.
ü Debe ser fácil de entender: El
contenido de la información debe estar preparado de tal manera que un usuario inteligente
con conocimientos del mundo de
los negocios, y de consecuentemente de contabilidad, pueda entenderlo.
ü Debe ser comparable: Que la empresa
pueda evaluar su progreso, al observar
las transacciones de las diferentes
partidas de sus estados financieros,
Así como medir sus desempeños en relación con otras compañías.
ü Su preparación debe ser fácil y
económica; La contabilidad debe generar información útil,
fácil y económica ya que su
propósito final es medir la utilidad o pérdida de un negocio.
Es importante considerar que ninguna organización tiene toda la información que requiere, ni esta al mismo grado de confiabilidad. Existe información de confiabilidad absoluta, pero también hay de otros niveles. Lo que si es un principio inmutable es que la calidad de las decisiones depende de la calidad de información.
FUNCIONES DE CONTRALORÍA.
1. Planeación para el control de las operaciones.
2.
Información e interpretación de los resultados de operaciones y de situación
financiera.
3.
Evaluación y deliberación.
4.
Administración de impuestos.
5.
Informes a dependencias gubernamentales.
6.
Coordinación de la auditoría externa.
7.
Protección de los activos de la empresa.
8.
Evaluación del entorno económico.
FUNCIONES DE TESORERÍA.
1.
Obtención de capitales.
2.
Relación con los inversionistas.
3.
Obtención de financiamiento a corto y a largo plazo.
4.
Banca y custodia.
5.
Crédito y cobranzas.
6.
Inversiones.
7.
Seguros de la empresa.
El contralor coadyuva a planear, organizar,
coordinar y controlar todas las funciones de la empresa. Debe ser parte
integral de la administración de un negocio, llevando a cabo funciones
específicos en tres áreas distintas:
Planeación.
Debe
establecer, coordinar y dirigir un plan adecuado para el control de las
operaciones de la firma, que incluya:
Plan
de utilidades a corto plazo.
Proyectos
de inversiones en activos fijos y su financiamiento.
Pronósticos
de ventas.
Presupuestos
de costos y gastos y normas para costos.
Control.
Deberá
comparar los resultados reales con los planes de operación y las normas
establecidas y reportar e interpretar los resultados de las operaciones a todos
los niveles de la organización y a los accionistas de la empresa, por medio de
recopilación de registros e informes contables, y estadísticos adecuados.
Deberá
evaluar los sistemas de acumulación, distribución, control, análisis,
interpretación y proyección de los costos de la firma.
Otros informes.
Deberá
consultar con todas las áreas de la organización responsables de acciones o
políticas sobre cualquier fase de operación de la compañía, es responsable de
proteger los activos del negocio, así como en asuntos fiscales, informes al
gobierno y la interpretación de las fuerzas económicas que puedan afectar a la
empresa.
ANALIZA
A
continuación veremos las funciones del área de finanzas de una Institución
Educativa
FUNCIONES
GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS:
a) Estudiar los lineamientos y
recomendaciones, así como la factibilidad de aplicación que en materia
presupuestaria, financiera, contable, organizativa y de control; emanadas de
los Consejos y demás organismos oficiales.
b) Planificar, coordinar, dirigir y
supervisar las actividades de las dependencias adscritas a la Dirección.
c) Coordinar, dirigir y supervisar los
procesos financieros de la Institución.
d) Aplicar criterios dirigidos a la toma
de decisiones oportunas en materia de recepción de ingresos y cancelación de
compromisos.
e) Planificar, coordinar y dirigir las
acciones para el análisis de la ejecución y el control presupuestario y la
elaboración de los respectivos informes.
f) Planificar, coordinar y dirigir las
acciones orientadas al flujo de efectivo o caja real, lo cual incluye la
recepción de los ingresos, la administración de las cuentas bancarias y la
emisión de pagos.
g) Planificar, coordinar y dirigir las
acciones tendientes al registro de todas las operaciones contables, su
análisis, elaboración de los estados financieros e informes específicos.
h) Planificar y coordinar las acciones
tendientes al registro y control contable de los bienes muebles e inmuebles, propiedad
de la Institución.
i) Analizar los informes financieros
internos y externos producidos por las dependencias adscritas a la Dirección
con el propósito de tomas decisiones oportunas y adecuadas.
j) Desarrollar estudios de investigación
sobre los costos de la educación y su aplicabilidad en el proceso de asignación
de recursos financieros.
k) Planificar, controlar y dirigir el
resguardo de los documentos financieros oficiales de la Institución.
¿Cuáles crees que serían las funciones
del área financiera de un almacén, de una fábrica?
¿Realiza un manual de funciones para el
área financiera de la empresa en la que trabaje alguien de tu familia?
