LIBROS DE CONTABILIDAD
La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.
Pero en Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.
El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala algunos aspectos sobre los libros pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando entre libros principales y libros auxiliares.
Libros principales
- Libro mayor y balance
- Libros de inventarios y balances
- Libro diario
- Libro de accionistas
- Libro de actas
Libros auxiliares
- Libro de bancos
- Libro de clientes o cartera
- Libro de caja
LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS
Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.
Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas.
Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.
LIBRO DE ACTAS
Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.
El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.
Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio)
Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos(4).
Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil.
LIBROS DE CONTABILIDAD
CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.
El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua. (Art. 125 D.2649/93).
Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.
CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.
Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio(5), de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de
Sociedades se ha pronunciado (6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.
La norma permite que los libros antes citados se puede reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.
Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el articulo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.(7)
Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser registrados(8) , de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los libros obligatorios.
LIBROS DE CONTABILIDAD MÁS USADOS.
La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuación:
LIBRO DIARIO
Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.
Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
LIBROS AUXILIARES
Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.
Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.
De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador que consten por “escrito” podrá estar contenido en un mensaje de datos siempre que sea accesible para su posterior consulta.
Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 7º de la ley citada, para lo cual deberá cumplir con:
a. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación,
b. Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el método escogido para digitalizar debe garantizar que la información consignada en el mensaje “…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación”.
Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes sometidos a inspección y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la información será determinado por la entidad en cada caso en particular de acuerdo a los fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la información. (Concepto 220-98208)
En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo órgano de inspección y vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisión de conservarse en medio magnético ( Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de 1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000)
IMPRESIÓN DE LIBROS
Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.(13)
Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.(15)
La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, señalando que el principio de los “equivalentes funcionales” se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transacciones podrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, como soporte de los registros.
Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente económico, de manera que hasta que no se realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con la aplicación de los preceptos sobre el registro e impresión de libros de contabilidad.
Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitir información a las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunción de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la obligación para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda certificación, atestación y dictamen.
DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.
Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o interno.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes, debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas, (16) para luego ser registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano.
Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo de acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen interno o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad económica, mientras que los externos provienen de terceros.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas.
“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.(17)Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.(18)
En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Entendiéndose por enseña según el diccionario de la lengua española como insignia o estandarte.
Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador público. Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se presentará copia auténtica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción. (19
4.1.3.9.1 ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LI BROS.
El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.
4.1.3.9.1.1 CÁMARAS DE COMERCIO.
Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, de acuerdo al numeral 7º articulo 28 del Código Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (Art.1 de la ley 222 de 1995).
Conforme a la guía para constituir y formalizar una empresa No.1, de la Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son:
PERSONAS NATURALES
a) Libro mayor y balance;
b) Libro diario, y
c) Libro de inventarios y de balances
SOCIEDADES
a) Libro mayor y balances;
b) Libro de inventarios y balances;
c) Libro diario, y
d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso”.
El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General.
Es conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración de impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.
Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artístico y social, deben registrar sus libros.
En la Cámara de Comercio del domicilio social, las entidades de naturaleza cooperativa, Fondos de empleados, Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración; Instituciones auxiliares; entidades ambientalistas; entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas; asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el Art. 3 del decreto 427 de 1996, instituciones de utilidad común que prestan servicio de bienestar familiar, asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas; gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democráticas, participativas, cívicas y comunitaria; promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, asociaciones de padres de familia de cualquier grado; las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.
(20) (20) Art. 2 Decreto 427 de 1996
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